Viel Luft nach oben im OP-Management

Ein ganzheitliches System mit KI-Unterstützung optimieren die Prozesse

Kliniken planen ihre Operationen heute oftmals noch mit einem Terminbuch, Outlook oder Excel. Dabei werden lediglich der Slot für den OP geblockt und der Name des Chirurgen eingetragen, dessen Kalender aber nicht automatisch synchronisiert. Die tagesaktuelle Koordination nimmt in der Regel ein Anästhesist telefonisch vor.

Das geht einfacher und effektiver meint Edward Mc Greal, Gründer und Geschäftsführer des Berliner IT-Spezialanbieters Imilia Interactive Mobile Applications, im Interview.

M&K: Wo sehen Sie konkret Optimierungspotenzial, Herr Mc Greal?

Edward Mc Greal: Zunächst sollten „Spielregeln“ für die OP-Planung definiert werden. Die setzen Personen mit Fähigkeiten, Behandlungen mit Ihren Anforderungen, Zeiten, Ressourcen sowie vorgelagerte und nachfolgende Prozesse fest. So können bereits bei der langfristigen Planung viele Anforderungen berücksichtigt werden.
Einmal geplant heißt aber noch lange nicht, dass alles fix ist. Dazu ist das Umfeld viel zu dynamisch. Fällt eine Ressource oder der Patient aus, visualisiert ein gutes Planungstool die aktuelle Situation in Echtzeit und ermöglicht ein schnelles und zielgerichtetes Eingreifen. Nur so kann der OP-Manager aufgrund transparenten Ist-Situation und bestmöglicher Vorschläge jederzeit optimale Entscheidungen treffen.

M&K: Was kann man konkret verbessern und wie?

E. Mc Greal: Das wie hat eine Bezeichnung: künstliche Intelligenz. Algorithmen können beispielsweise unterschiedliche Szenarien, etwa die Änderung der OP-Reihenfolge zur Reduzierung eines Überstundenrisikos oder die Platzierung infektiöser Patienten später am Tag, bewerten und Optionen vorschlagen.
Ein vollständig digitaler Planungs- und Durchführungsprozess verkürzt die Abstimmungszeit und schafft Transparenz. Zeitverluste durch Telefonate oder gar Besuch der verschiedenen OP-Säle werden eliminiert. Ein Monitor, der den aktuellen Status anzeigt, stellt sicher, dass alle OP-Beteiligten informiert sind oder werden – Pflegekräfte, Ambulanzen, den Transportdienst, aber auch Zuweiser und Belegärzte.

M&K: Was leistet KI noch?

E. Mc Greal: KI kann analysieren und lernen. Die Verbesserungen führen zu besseren Planungsvorschlägen. Aber: Bei aller „Intelligenz“ der Software hat der Mensch immer das letzte Wort und entscheidet.
Im OP-Prozess müssen nicht nur neue Planungen unterstützt werden, sondern auch notwendige Umplanungen. Und das ist sehr komplex. Für jede OP werden in der Regel mehrere Ressourcen – Personen, Geräte, Räume – benötigt. Dazu bestehen diverse Abhängigkeiten, die notwendigerweise zu beachten sind oder wünschenswert wären. Ein Beispiel, das die Komplexität verdeutlicht: Sollen nur 30 Termine gleichmäßig auf drei OP-Säle verteilt werden, gibt es 726 Quadrillionen (26 Nullen!) unterschiedlicher Möglichkeiten. KI hilft, daraus die beste Planung hinsichtlich OP-Auslastung, Personaleinsatz, Ressourcennutzung und last but not least Patientensicherheit zu finden.

„Ich bin mir sicher, dass die OP-Planung mit KI-Unterstützung zu einer höheren Auslastung führt.“
Moritz Vorbrodt, Organisations- und Prozessmanager im Gemeinschaftskrankenhaus Havelhöhe

Wie sieht Ihre Vorstellung eines modernen OP-Managements aus?

E. Mc Greal: Die haben wir in unserer Software Timerbee abgebildet. Sie ermöglicht eine ganzheitliche digitale Planung und Ablaufsteuerung, und hat dabei den gesamten Prozess entlang des Behandlungspfades über die verschiedenen Stationen im Blick. So wird zum einen der Ablauf in seiner zeitlichen Dimension deutlich verbessert, zum anderen profitieren die Patienten von kürzeren OP- und Wartezeiten. Die Mitarbeiter können bessere Planungsentscheidungen treffen und werden durch automatisierte Prozesse sowie intelligente Vorschläge sowie einer transparenten Aufbereitung der Ist-Situation weiter entlastet. Der verantwortliche OP-Manager wiederum kann mit all diesen Informationen den OP besser und transparenter steuern und ist jederzeit Herr der Lage.

Vielen Dank für das Gespräch, Herr Mc Greal.

Erschienen in: Management&Krankenhaus 03/2019

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